Prowadzenie apteki to dość specyficzny rodzaj działalności gospodarczej. Z jednej strony to biznes, który przecież musi się opłacać jak każdy inny. Z drugiej strony działalność apteki opiera się na zaufaniu publicznym i polega na zaopatrywaniu społeczeństwa w leki. Wcale nie jest łatwo pogodzić tych dwóch funkcji. Ponadto rosnąca konkurencja na rynku aptecznym sprawiła, że w ostatnich latach zaszły pod tym względem duże zmiany. W artykule podpowiadamy, jak sprawić, by apteka była rentownym biznesem, a farmaceuta nie czuł się sprzedawcą.

Po pierwsze lokalizacja

Pierwszą i najważniejszą kwestią przy otwieraniu własnej apteki jest czas, kiedy zacznie ona przynosić spodziewany dochód. Jeśli z naszych kalkulacji wynika, że po pierwszych sześciu miesiącach działalności apteka zacznie przynosić zyski, to znaczy, że jesteśmy na dobrej drodze. W przeciwnym razie należy przyjrzeć się czynnikom, które uniemożliwiają osiągnięcie tego celu. W takich sytuacjach decydująca okazuje się lokalizacja przyszłej apteki.

Kluczowa w tym kontekście jest obecność w okolicy innych placówek tego typu. Jeśli nie jesteśmy w stanie konkurować z ich cenami i dostępnością produktów, możemy być pewni, że apteka nie odniesie sukcesu. Ponadto należy zwrócić także uwagę na takie elementy, jak:

• odpowiedni ciąg komunikacyjny,
• gęstość zaludnienia,
• obecność gabinetów lekarskich,
• widoczność.

Jeśli punkt, który wybraliśmy, nie ma wszystkich wymienionych elementów, apteka bez odpowiedniego zaplecza marketingowego i personalnego nie poradzi sobie z silną konkurencją. A ta niestety w Polsce nadal przejawia się typową wojną cenową.

Przygotuj obsadę apteki

Jeżeli otwierając aptekę, nie dysponujemy uprawnieniami kierowniczymi, musimy zatrudnić osobę, która będzie sprawowała taką funkcję. O ile pozostałą część personelu możemy zatrudnić już po uzyskaniu pozwolenia na prowadzenie apteki, o tyle kierownika musimy znaleźć wcześniej. Podanie jego danych jest niezbędne podczas składania wniosku o zezwolenie na prowadzenie apteki. Ważne jest, aby doświadczenie kierownika apteki było wystarczająco duże. Daje to gwarancję, że apteka będzie działała zgodnie z wymogami stawianymi przez różnego rodzaju inspekcje i NFZ. Nim zdecydujemy się zatrudnić konkretną osobę, trzeba sprawdzić, czy farmaceuta legitymujący się doświadczeniem w pełnieniu tej funkcji faktycznie dysponuje odpowiednimi umiejętnościami zarówno w kwestii organizacji pracy apteki, jak i zarządzania personelem.

Do pomocy w pracy kierownikowi potrzebny jest drugi magister farmacji, tak by apteka przy zmianowym systemie pracy nie pozostała bez niezbędnej obsady. W trakcie rozwoju apteki należy rozważyć zatrudnienie kolejnych osób z fachowego personelu. Zwiększanie obsady apteki ma sens, gdy zwiększa się liczba pacjentów. Jeśli w jednym dniu aptekę odwiedza więcej niż 100 osób, liczba pracowników fachowych powinna wynosić 3–4 osoby.

Szczególnie podczas urlopów może brakować pracowników. Wtedy dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie dodatkowej osoby, np. na umowę zlecenie. Częstym błędem przy budowaniu zespołu apteki jest jego zbyt duża liczebność. Dla pracowników jest to wygodne, bo zawęża zakres ich obowiązków. Jednak z drugiej strony sprawia, że apteka może być postrzegana jako pusta. Wynika to z faktu, że pacjenci są obsługiwani zbyt szybko, by utworzyła się kolejka. Paradoksalnie brak kolejek w aptece może budować wrażenie, że jest ona nieprzyjazna dla pacjentów i nikt jej nie odwiedza.

Zadbaj o zaopatrzenie

Zaopatrzenie apteki to kolejny ważny czynnik, który decyduje o jej rentowności. Dostawy towarów muszą być płynne i systematyczne. Zdecydowanie ułatwia to współpraca z kilkoma hurtowniami. Dwie powinny dawać nam kredyt kupiecki (30–45 dni). Natomiast pozostałe można traktować „awaryjnie” (niekoniecznie musimy być związani z nimi umowami obrotowymi). Dobierając dwie kluczowe hurtownie, należy zwrócić uwagę na asortyment, jaki w nich znajdziemy. Obecnie jest to szczególnie istotne w kontekście dystrybucji bezpośredniej (leki deficytowe). Również systematyczność dostaw powinna być stała i nie ulegać wahaniom.

Rabat dawany przez hurtownie powinien być zawsze na fakturze. Daje to większe pole manewru na marży, a co za tym idzie i na cenie preparatów. Błędem jest rozliczanie tego rabatu za pomocą faktury marketingowej. Ten sposób płatności zarezerwujmy sobie do rozliczeń innego typu. W trakcie rozwoju apteki należy pamiętać, by nie doszło do sytuacji, w której linia kredytowa w hurtowni ulega wyczerpaniu. Powodowane tym przestoje w dostawach leków mogą negatywnie wpłynąć na postrzeganie naszej placówki. Odpowiednio wcześniej należy zadbać o zwiększenie limitu kredytu kupieckiego.

Dostosuj asortyment

Asortyment apteki musi być dostosowany do miejsca, w którym znajduje się placówka. Potrzeby lokalnej społeczności powinny wykrystalizować się same po około roku funkcjonowania apteki. Błędem jest odgórna próba narzucenia asortymentu apteki, która często jest efektem umów z określonymi hurtowniami lub grupami zakupowymi. Preparaty dostępne w aptece powinny być widoczne i łatwo dostępne zarówno dla personelu fachowego, jak i pacjenta. Z drugiej strony nie powinniśmy też zbytnio rozbudowywać magazynu aptecznego preparatami o podobnych wskazaniach i składach, ponieważ istnieje możliwość ich zamiennego stosowania.

Sprawa trochę bardziej się komplikuje w przypadku leków wydawanych na receptę. Pod tym względem sprawnie działająca apteka powinna postawić na różnorodność. Ich dobór musi być jednak poparty odpowiednią historią sprzedażową. Oczywiście zawsze można też wykorzystać model apteki bazującej na odpowiednikach, jednak jej sukces jest mocno uzależniony od umiejętności personelu i nastawienia pacjentów. Jeśli chodzi o kosmetyki, warto posiadać kilka serii znanych i rozpoznawalnych marek. W zależności od wielkości apteki i powierzchni ekspedycji liczba linii kosmetyków powinna wynosić od 4 do 8. Większa liczba może sprawić, że placówka będzie postrzegana bardziej jako drogeria niż apteka. Przy doborze marek kosmetyków należy pamiętać o „opłatach półkowych”, które mogą stanowić dodatkowy dochód dla apteki. Dopełnienie asortymentu apteki powinny stanowić środki pomocnicze. W zależności od potrzeb pacjentów można też wprowadzić ich refundację.

Jak zwiększyć rentowność apteki?

Jeśli apteka zaczyna przynosić pierwsze zyski, warto się zastanowić, co jeszcze można zrobić, żeby zwiększyć jej rentowność i na dobre zagościć na rynku. Na początku zastanówmy się, czy wybrany przez nas model prowadzenia apteki jest odpowiedni dla danego otoczenia i jakie parametry jego realizacji powinniśmy monitorować. Wtedy dobrze przeanalizować takie czynniki, które nie wynikają bezpośrednio ze statystyk.

 

1. Rx czy OTC?

Na początek określmy stosunek sprzedaży preparatów bez recepty do tych wypisywanych na receptę. Dla apteki nastawionej głównie na sprzedaż leków na receptę powinien on przyjmować wartość 60%. Jeśli w wyniku obliczeń otrzymaliśmy taką właśnie wartość, powinniśmy utrzymywać dobre stosunki z sąsiednimi przychodniami i stale monitorować trendy panujące wśród lekarzy dotyczące leków na receptę. Odwrotny wynik obliczeń może świadczyć o tym, że okoliczni pacjenci nie do końca postrzegają naszą aptekę jako miejsce świadczenia typowych usług medycznych. Nie jest to zły znak, jednak wynik ten oznacza, że należy uważać na ceny preparatów „opiniotwórczych”. To na nich najlepiej budować świadomość pacjentów, którzy porównania między aptekami dokonują głównie na podstawie cen oferowanych przez nie preparatów. Skrajne przypadki, gdy ponad 80–90% transakcji to sprzedaż leków OTC, mówią nam, że w tym miejscu lepiej sprawdziłaby się drogeria.

2. Prognozowanie

Kolejny z istotnych parametrów wymaga już więcej pracy, wyliczeń i podstawowej znajomości obsługi arkuszy kalkulacyjnych. Konieczne jest to do ujęcia w formie wykresu regresji wyników naszej apteki zarówno w kwestii liczby pacjentów, obrotu, jak i zysku. Wykorzystując to narzędzie, możemy przeanalizować i prognozować rozwój naszego biznesu w ujęciu czasowym. Warto też wyniki apteki porównać ze wskaźnikami rynkowymi, dzięki czemu będziemy mieli lepsze odniesienie do naszej aktualnej sytuacji. Czasami bowiem spadek liczby pacjentów lub obrotu wynika z trendu danego miesiąca. Systematyczne badanie tych wartości pozwala określić skuteczność naszego postępowania.

3. Wywiad cenowy

Trzeci parametr, na który warto zwrócić uwagę, to zasada wywiadu cenowego wśród pacjentów. Choć metoda ta jest ryzykowna, to rozważnie prowadzona na pewno skutecznie wpłynie na marże apteki. Otóż należy wybrać któryś z preparatów opiniotwórczych i systematycznie, każdego dnia podnosić mu cenę, zachowując ciągłą sprzedaż. Należy obserwować reakcje pacjentów na cenę leku. Jeśli mimo wzrostu ceny, sprzedaż nie maleje i nie słyszymy komentarzy pacjentów o drożejącym leku lub aptece, możemy określić zamożność okolicznego pacjenta. Dzięki temu dowiemy się również, czy bywalcy apteki są bardziej wyczuleni na ceny czy na jakość świadczonych usług. Dobrym sposobem jest zrobienie takiego eksperymentu z lekiem dostępnym na receptę, gdyż mamy wtedy pewność co do systematyczności jego zakupów. Taka analiza jest polecana tylko, gdy apteka ma już konkretną historię sprzedaży i pewnych pacjentów. Na początku działalności warto trzymać się niskich cen i dużego rabatowania.