Pod hasłem skutecznej komunikacji kryje się kilka pomniejszych aspektów. Po pierwsze ważne jest, aby nauczyć się w zespole aktywnego słuchania drugiej strony oraz szczerego i autentycznego wyrażania informacji zwrotnej. Te dwa narzędzia pomagają nam lepiej zrozumieć swoje potrzeby, pozostawiając treść komunikatu w centrum zainteresowania. Po drugie, aby komunikacja była efektywna, cały zespół musi mieć dostęp do informacji - tylko posiadając wszystkie niezbędne dane, jesteśmy w stanie podjąć najbardziej optymalne decyzje. Transparentność sprzyja dobrej komunikacji, zacieśnia relacje pomiędzy członkami zespołu i wpływa na wzrost zaufania w obrębie grupy.

O ile transparentny dostęp do informacji jest cechą o różnym natężeniu w każdym miejscu pracy, co spowodowane jest wewnętrzną polityką pracodawcy dot. sposobu zarządzania wiedzą oraz preferowanego stylu zarządzania, o tyle osobnicze kompetencje miękkie, które synergistycznie zwiększają efektywność wzajemnych interakcji, mogą być rozwijane na każdym gruncie. Dobrą praktyką jest, kiedy w miejscu pracy standard postępowania wyznacza systematyczną pracę nad aspektami skutecznej komunikacji. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by dla własnego samorozwoju i z troski o swój zespół pracowniczy pochylić się nad podstawowymi narzędziami z tego zakresu.

Skuteczna komunikacja w zespole - aktywne słuchanie

Psychologowie są zdania, że to właśnie słuchanie jest jednym z najważniejszych elementów komunikacji międzyludzkiej. Jakość naszych relacji jest konsekwencją naszych umiejętności słuchania, a jeśli spojrzymy na sprawę przez pryzmat miejsca zatrudnienia, to proces słuchania wpływa na skuteczność i jakość naszej pracy. W obszarze komunikacji interpersonalnej pod pojęciem aktywnego słuchania kryje się świadomy wysiłek, aby w pełni poświęcić uwagę mówcy - od zwykłego słuchania odróżnia się zamiarem prawdziwego zrozumienia. Polega zatem na budowaniu zaufania, zrozumienia, jak i samej relacji. To subtelne, choć ogromnie ważne rozróżnienie pomiędzy tymi dwoma procesami.  Jak zatem nauczyć się tej umiejętności? Warto z początku stosować się do poniższych wskazówek:

1. Pytania – dzięki zdobyciu dodatkowych informacji mamy szansę na pełniejsze zrozumienie rozmówcy. Wartość pytań jest szczególnie dostrzegalna, gdy rozmówca wypowiada się w ogólnych kategoriach;

2. Parafrazy – w tym znaczeniu rozumiane jako rodzaj podsumowania wypowiedzi rozmówcy naszymi słowami, dzięki nim mamy możliwość zweryfikować, czy dobrze zrozumieliśmy jego wypowiedź. Z kolei dla naszego rozmówcy jest ona czytelnym dowodem na to, że rzeczywiście go słuchamy;

3. Kontakt wzrokowy - bezpośredni kontakt wzrokowy świadczy o zainteresowaniu i zamiarze uważnego słuchania drugiej strony;

4. Aktywizacja rozmówcy - stosowanie krótkich, pozytywnych podpowiedzi, aby kontynuować rozmowę i pokazać rozmówcy, że wciąż jest słuchany. Zwykłe potakiwanie głową czy wyrażanie zrozumienia poprzez mówienie „tak”, „ok”, „rozumiem” są najprostszym przykładem fatycznej funkcji języka;

5. Uśmiech - twarz wyraża dużo uczuć, a kiedy uśmiech jest zachęcający i przyjazny, wzbudza pozytywne emocje.

CZYTAJ RÓWNIEŻ: MOTYWACJA W PRACY - JAK JĄ WZMOCNIĆ?

Feedback a skuteczna komunikacja w zespole

Udzielanie innym feedbacku – informacji zwrotnej - jest procesem, którego dokonujemy niemal na każdym kroku. Jednak sam proces dawania feedbacku można przeprowadzić w sposób, który pomaga innym wzrastać, zamiast wywoływać w nich poczucie winy czy wewnętrzny wstyd. Jest to jedna z najważniejszych kompetencji w sferze komunikacji międzyludzkiej o synergistycznym działaniu – wzmacnia zarówno samego komunikującego, jak i jego otoczenie. Umiejętne udzielanie informacji zwrotnej może sprawić, że osoba, która ją otrzymuje, poczuje się siłę i motywację do dalszego działania, zyskując jednocześnie cenne informacje na temat elementów, które w przyszłości może poprawić. Tak zdefiniowany feedback ma swoje fundamenty, które warto zrozumieć, aby skutecznie pomagać innym rozwijać się w atmosferze tolerancji dla ich uchybień:

1. Fakty - opis zachowania drugiej osoby, działań, wydarzeń; odnosimy się do sytuacji i działań, a nie jednostki,

2. Myśli - opinie, przekonania dotyczące zachowania innego człowieka, zaistniałej sytuacji; kluczowe jest tu podkreślenie, że to są Twoje opinie,

3. Uczucia  - emocje, które powstały na skutek zachowania drugiej osoby,

4. Oczekiwania - czego oczekuje się od drugiej osoby w związku z zaistniałą sytuacją.

Wydaje się karkołomne zawrzeć tak dużo różnorakiej treści w prostym komunikacie. Nie zawsze wszystkie elementy muszą się pojawić - najważniejsze to korzystać z prostych zasad udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej:

• opisywanie zachowania – im więcej szczegółów, tym lepiej;

• zwracanie się bezpośrednio do osoby;

• ocenianie zachowania, a nie osoby;

• wyrażanie oceny bezpośrednio po zaistniałym zachowaniu;

• unikanie publicznej oceny;

• dzielenie się pomysłami zamiast udzielania rad;

• skupienie się na konkretach, bez zbędnego generalizowania;

• koncentracja na korzyściach, jaką informacja może dać osobie ocenianej.

SPRAWDŹ TAKŻE: BUDOWANIE ATMOSFERY ZAANGAŻOWANIA W ZESPOLE