Rekrutujesz? Poszukiwania idealnych kandydatów to Twoja zawodowa codzienność, a może jesteś pracodawcą, który sporadycznie szuka nowych pracowników, ale jeżeli już pojawia się taka potrzeba, chciałbyś, żeby rekrutacja była sprawna i skuteczna? Jesteś w dobrym miejscu. Podpowiemy, jak zaplanować optymalny proces rekrutacji i co jeszcze możesz zrobić, żeby poszukiwania pracowników były bardziej efektywne.
Etapy procesu rekrutacji
Co, jak, w jakiej kolejności i w jakim celu – sprawdź, jak krok po kroku zaplanować standardowy proces rekrutacji pracownika.
Określenie oczekiwań i potrzeb firmy
Jeżeli w Twojej firmie pojawia się wakat na dane stanowisko pracy, ustal najpierw, jaki będzie zakres obowiązków nowego pracownika. Następnie sporządź profil idealnego kandydata na tę posadę: wykształcenie, doświadczenie, kompetencje twarde i miękkie, wymagania charakterystyczne dla danego zawodu itp.
Przygotowanie oferty pracy
Po tym, jak już wiesz, jaki ma być idealny kandydat, możesz sporządzić ogłoszenie o pracę. Opisz stanowisko pracy, określ wymagania (kompetencje twarde i miękkie), wskaż, co firma oferuje swojemu pracownikowi. Nie zapomnij też napisać kilku słów o pracodawcy.
Poszukiwanie kandydatów
Poszukiwania pracownika można rozpocząć od rekrutacji wewnętrznej, czyli we własnej firmie. Jeżeli wewnątrz organizacji nie znajdziesz odpowiedniego kandydata, należy rozpocząć rekrutację zewnętrzną. Składają się na nią m.in. publikacja oferty pracy w różnych kanałach online i offline, współpraca z firmą rekrutacyjną, udział w targach pracy czy rekomendacje pracownicze.
Weryfikacja zgłoszeń i selekcja aplikacji
Na bieżąco monitoruj nadsyłane aplikacje. Sprawdzaj regularnie zgłoszenia i już przy pierwszym kontakcie z nimi sprawdzaj, czy spełniają warunki formalne (np. czy jest komplet dokumentów aplikacyjnych). Następnie sortowanie, przechowywanie i kolejna selekcja.
Kontakt z wybranymi kandydatami
Po wyborze aplikacji, które spełniają Twoje oczekiwania, czas skontaktować się z ich autorami. Pierwszy kontakt może być powiadomieniem o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji lub od razu zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną. W pierwszej sytuacji, przed spotkaniem, można jeszcze poprosić o realizację zadania rekrutacyjnego.
Rozmowy kwalifikacyjne
Czas umawiania terminów spotkań, przygotowania się do wywiadów z kandydatami i w końcu rozmów kwalifikacyjnych. Mogą to być wstępne telefony, spotkania zdalne lub stacjonarne, w docelowym miejscu pracy lub poza siedzibą firmy.
Decyzja o wyborze kandydata
Jeżeli po analizie wszystkich przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych wyłonił się odpowiedni kandydat, złóż mu ofertę pracy i daj czas na decyzję. W przypadku kilku dobrych kandydatów, warto dać szansę więcej niż jednej osobie. Wtedy ostateczną decyzję będzie można podjąć po dodatkowym etapie rekrutacji, np. po dniu próbnym.
Negocjacja warunków zatrudnienia
Po wyborze kandydata, czas na złożenie oferty: stanowisko i zakres obowiązków, wysokość wynagrodzenia, rodzaj umowy, wymiar etatu, benefity pozapłacowe itp. Nawet jeżeli w ogłoszeniu o pracę, były podane proponowane warunki, należy je podsumować i potwierdzić lub zaktualizować, jeżeli tego wymaga sytuacja. Tutaj trzeba się przygotować na różne scenariusze: szybkie przyjęcie oferty, negocjacje lub odrzucenie propozycji.
Powiadomienie kandydatów
Jeżeli zapadła ostateczna decyzja, powinno się powiadomić pozostałych kandydatów, którzy brali czynny udział w rekrutacji, o zakończeniu procesu. Jeśli podczas spotkań pojawiły się osoby z potencjałem na przyszłą współpracę, można zostawić ich dokumenty aplikacyjne na poczet kolejnych rekrutacji.
Sporządzenie umowy i podpisanie dokumentów
Na koniec formalności. Jeżeli prowadzisz rekrutacje i jednocześnie jesteś pracodawcą lub pracujesz w kadrach, ten etap dotyczy bezpośrednio także Ciebie. Jeżeli jesteś zewnętrznym rekruterem lub w swojej firmie zajmujesz się wyłącznie poszukiwaniem nowych pracowników, kierujesz kandydata do osoby odpowiedzialnej za dokumenty kadrowe.
Monitorowanie i analiza procesu rekrutacji
Jeżeli rekrutacja pracowników to Twój główny lub jeden z najważniejszych celów zawodowych, musisz sprawdzać, czy Twoja praca przynosi oczekiwane rezultaty. Warto regularnie i wnikliwie analizować postępy swojej pracy, aby maksymalnie zoptymalizować rekrutacje w Twojej firmie.
Sprawdź, czy w trakcie procesu rekrutacyjnego pojawiły się trudności lub konkretne błędy, dokładnie opisz te problemy i zastanów się, jak na przyszłość ich uniknąć, co możesz zrobić, aby nie powtarzać złych praktyk.
W monitorowaniu procesu rekrutacji pomogą Cię specjalistyczne narzędzia, ale dobrze sprawdzi się także stary dobry arkusz w Excelu. Śledź czas rekrutacji, sprawdzaj ilość kanałów rekrutacji i liczbę aplikacji, podliczaj wszystkie poniesione koszty, kontroluj ilość rozmów kwalifikacyjnych, złożonych i przyjętych ofert. Na koniec podliczaj ilość zatrudnionych kandydatów i pracowników, którzy zostają w firmie po okresie próbnym.
Wszystkie te zmienne, systematycznie monitorowane i analizowane, dadzą Ci pełen obraz skuteczności Twoich bieżących działań i celów zawodowych.
Jak mierzyć skuteczność działań rekrutacyjnych?
Kiedy można mówić o powodzeniu rekrutacji? Wtedy, gdy w optymalnym czasie, przy zastosowaniu właściwej ilości i rodzaju środków, udaje się pozyskać idealnego kandydata na konkretne stanowisko pracy. Słowem, odpowiedź na pytanie: „jak szybko znajdujesz właściwego pracownika?” to Twój wskaźnik efektywności w rekrutacji.
Pierwszym wskaźnikiem skuteczności Twoich działań będzie ilość aplikacji. Jeżeli na Twoje ogłoszenie o pracę odpowiedziała duża ilość kandydatów, którzy spełniają oczekiwania firmy, to pierwszy sukces. Weź jednak pod uwagę, że ostatecznie nie liczy się ilość, ale jakość. Lepiej otrzymać kilka odpowiedzi od kandydatów, którzy w pełni spełniają oczekiwania niż setki nieodpowiednich CV.
Czas rekrutacji (tzw. time to hire) to kolejny aspekt, który należy zbadać po zakończonych poszukiwaniach pracownika. Jak długo trwał proces od pojawienia się wakatu do podpisania umowy z kandydatem? Ile swojego czasu poświęciłeś na ten projekt i czy ktoś jeszcze był zaangażowany w poszukiwania? Czy poświęcony czas pracy opłacił się firmie? Może istnieją etapy rekrutacji, które trwały zbyt długo i warto je usprawnić? Przeanalizuj cały proces i wyciągnij wnioski na przyszłość.
Na etapie podsumowań oszacuj koszty rekrutacji. Ile kosztowało Cię pozyskanie nowego pracownika? Ile firma wydała na płatne ogłoszenia o pracę, specjalistyczne narzędzia wspierające rekrutację, wynajęcie sal konferencyjnych, zorganizowanie spotkań kwalifikacyjnych, zaangażowanie pośredników rekrutacji itp.? Sprawdź, czy zmieściłeś się w pierwotnie zakładanym budżecie.
Na ilość jakościowych aplikacji wpływ będą mieć bez wątpienia kanały rekrutacji. Wybór miejsc, z których pozyskujesz aplikacje, jest więc kluczowy. Sprawa jest prosta: to, czy dane źródło jest skuteczne, powie Ci liczba adekwatnych zgłoszeń pozyskanych w optymalnym czasie poprzez to źródło.
Zanim kandydat zostanie pracownikiem, musi przyjąć ofertę pracy. Jeżeli składane propozycje są przyjmowane z entuzjazmem i sprawnie akceptowane, możesz mówić o kolejnym wyznaczniku skuteczności Twoich działań. Jeżeli negocjacje trwają zbyt długo, nie kończą się satysfakcjonująco albo notorycznie są odrzucane, należy przyjrzeć się składanym ofertom oraz przebiegowi rozmów.
Twoim wskaźnikiem efektywności będzie również ilość pracowników zatrudnionych po okresie próbnym. Tylko właściwe osoby na właściwym miejscu zostaną na danym stanowisku i w danej firmie na dłużej. Jeżeli zrekrutowane przez Ciebie osoby podejmują pracę na stałe, a poziom zadowolenia tych osób, jak i ich przełożonych, jest na wysokim poziomie, wtedy można mówić o pełnym sukcesie.
Na końcu warto zweryfikować swoją pracę u źródła i zapytać o opinię samych zainteresowanych. Poziom zadowolenia kandydatów oraz menadżerów to nie mniej istotny aspekt, na który należy zwracać uwagę. Czy proces rekrutacji, jej jakość, długość, przebieg, komunikację obie strony oceniają pozytywnie, czy jest coś, co należy poprawić. W tym temacie pomocne będą ankiety lub badania NPS.
Jak wprowadzać ulepszenia w procesie rekrutacji?
Przeanalizujmy wspólnie proces rekrutacji i zastanówmy się na każdym etapie, co i jak można ulepszyć.
Jeżeli otrzymujesz małą liczbę zgłoszeń, zastanów się, gdzie leży problem. Może Twoja oferta pracy jest nieatrakcyjna i warto raz jeszcze przeanalizować treść ogłoszenia? Być może to kwestia zbyt wysokich wymagań, za niskie wynagrodzenie lub nieprofesjonalny tekst z błędami, który nie wystawia dobrej opinii pracodawcy.
Innym podstawowym błędem jest dobór nieodpowiednich kanałów komunikacji. Jeżeli zależy Ci na szybkim dotarciu do grupy docelowej ze specjalistycznej branży, warto od razu skierować się do portali dedykowanych konkretnemu sektorowi rynku pracy, np. w branży farmaceutycznej będzie to serwis Praca.farmacja.pl, którego odbiorcami są pracodawcy farmaceutyczni, praktycy farmacji i studenci kierunku Farmacja.
Jeżeli szukasz do swojego zespołu młodych osób, koniecznie zaplanuj posty w mediach społecznościowych. Ponadto, rozważ publikacje swojego ogłoszenia w prasie lokalnej, biurze karier w szkołach i nie zapomnij o własnej stronie internetowej.
Zdarza się, że sytuacja może być odwrotna i Twoja skrzynka pocztowa została zalana setkami miernych aplikacji. Jeżeli tak się stało, możliwe, że oferujesz za dużo, a wymagasz za mało lub oferta była mało konkretna. Na przyszłość staraj się zrównoważyć oczekiwania względem kandydatów z propozycją warunków zatrudnienia oraz sprawdź jednocześnie, co oferuje konkurencja.
Zastanów się ponownie, czy dobrze dobrałeś kanały komunikacji. Jeżeli szukasz specjalistów, rozważ, czy masowe serwisy z ogłoszeniami o pracę będą na pewno dobrym rozwiązaniem. Natomiast jeżeli już musisz dokonać weryfikacji dużej ilości aplikacji, bądź bardziej krytyczny i polegaj na pierwszym wrażeniu bardziej niż zazwyczaj.
Rekrutuj w branży farmaceutycznej jak ekspert: Zamieść swoje ogłoszenie
Jeśli weryfikacja aplikacji nie jest Twoją mocną stroną, zajmuje Ci to zbyt dużo czasu lub dokonujesz nietrafnych wyborów, zastanów się, co może usprawnić ten proces. Przyjmij kryteria, które są dla Twojej firmy najważniejsze przy wyborze kandydata. Ustal priorytety, np. to, że kluczowe są konkretne kompetencje i doświadczenie. Najpierw przeanalizuj aplikacje pod tym kątem, czyli wybierz tylko te, które spełniają podstawowe oczekiwanie.
Potem posortuj CV na trzy kategorie: TAK, NIE i MOŻE. „Tak”, to te, które spełniają wszystkie oczekiwania, „nie”, to te, które nie spełniają ważnych wymogów, a „może” to te, które może nie zawierają wszystkiego, czego oczekujesz lub nie zrobiły idealnego pierwszego wrażenia, ale dostrzegasz potencjał.
Jeżeli mowa o pierwszym wrażeniu, nigdy w pełni mu nie ulegaj. Nie odrzucaj CV tylko dlatego, że nie prezentuje się wizualnie zbyt atrakcyjnie (chyba, że szukasz kogoś do zawodu kreatywnego) lub zdjęcie kandydata Cię nie przekonuje. Zwracaj również uwagę na to, co wokół: jak komunikuje się kandydat, czy skonstruował poprawnie wiadomość mailową, czy wysłał kompletne zgłoszenie aplikacyjne. Takie z pozoru poboczne elementy to często bardzo dobry papierek lakmusowy kompetencji miękkich.
Po realizacji pierwszej selekcji, dokonujesz kolejnych i kolejnych, uwzględniając dalsze oczekiwania, aż zostajesz z taką liczbą kandydatów, którą jesteś w stanie zaprosić do kolejnego etapu rekrutacji.
Ważnym elementem procesu rekrutacji jest komunikacja z kandydatami. To nie tylko wymiana korespondencji mailowej, rozmowy telefoniczne, ale również spotkania kwalifikacyjne i skuteczne przekazywanie informacji o kolejnych etapach rekrutacji. Aby porozumiewanie się było owocne, osoba prowadząca rekrutację powinna posiadać wysoko rozwinięte zdolności komunikacyjne. Zdecydowanie pomaga tu doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji, ale również kompetencje miękkie, takie jak łatwość w nawiązywaniu kontaktu, wysoka kultura osobista, umiejętność aktywnego słuchania, perswazyjność czy asertywność.
Jeżeli widzisz wyraźną potrzebę poprawy komunikacji z kandydatami, warto rozważyć szkolenia z efektywnej komunikacji interpersonalnej, komunikacji w biznesie czy komunikacji w rekrutacji pracowników. W poprawie sytuacji pomoże również wypracowanie schematów komunikacji oraz kontynuacja dobrych praktyk z przeszłości.
Porozmawiajmy jeszcze o finansach. Na początku procesu rekrutacji musisz ustalić, jaki masz budżet na pozyskanie pracownika. Jeżeli zależy Ci na czasie lub plan podstawowy nie przyniósł efektów, z pewnością jesteś w stanie zwiększyć wydatki na płatne ogłoszenia w zewnętrznych kanałach czy na pośrednictwo pracy. Strategia rekrutacji powinna zostać skonstruowana w optymalny sposób, czyli taki, żeby firma przeznaczyła taką ilość środków, na ile może sobie pozwolić i żeby poniesione koszta po prostu się jej opłacały, czyli ilość i jakość aplikacji była satysfakcjonująca. Pamiętaj także, że poniesionym kosztem pracodawcy jest również Twój czas pracy.
Jednym z końcowych etapów rekrutacji jest negocjacja warunków zatrudnienia. Aby złożyć ofertę, która będzie rentowna dla firmy, a jednocześnie korzystna dla kandydata, najpierw należy odpowiednio zaprezentować propozycję pracodawcy. Mów językiem korzyści o każdej oferowanej pozycji i nie ograniczaj się wyłącznie do wysokości wynagrodzenia i rodzaju umowy. Zawsze uwzględniaj benefity pozapłacowe, które stają się coraz bardziej wartościowe na rynku pracy.
Po przedstawieniu oferty pracy, daj drugiej stronie czas i przestrzeń na przemyślenie i opinię na temat oferty oraz bądź otwarty na odpowiedź. Nie sugeruj, że Twoja propozycja jest ostateczna i nienegocjowalna. Daj poczucie drugiej stronie, że również może stawiać warunki i osiągać swoje cele. Określ swoje pole do negocjacji, przygotuj się na kompromis, bądź elastyczny, ale i wymagaj więcej – jeżeli zdecydujesz się zaproponować więcej niż początkowo założyłeś.
Jeżeli nie czujesz się swobodnie w sztuce negocjacji i perswazji i już nieraz Twoje spotkanie zakończyło się wygraną tylko tej drugiej strony, zastanów się nad szkoleniem w tych tematach. To pomoże Ci nie tylko w rekrutacji, ale i w codziennej komunikacji i szeroko pojętym biznesie.
Na końcu zastanówmy się, kiedy można mówić o pełnym powodzeniu rekrutacji. W momencie, kiedy wybrany pracownik rozpoczyna pierwszy dzień pracy? Jeszcze nie. Sukces możesz odtrąbić dopiero wtedy, kiedy pracownik pozostaje w firmie na stałe i obie strony (pracodawca i pracownik) są zadowolone z podjęcia współpracy. Odpowiednim momentem na pomyślne zamknięcie procesu rekrutacji jest podpisanie umowy po okresie próbnym.
P.S. Nie masz wpływu na wszystko, ale możesz mieć wpływ na zmiany. Jeżeli powtarzają się sytuacje, kiedy nowo zatrudnieni pracownicy po kilku dniach czy po okresie próbnym, rezygnują z posady, należy dokonać głębszej analizy niż tylko zastanowić się nad procesem rekrutacji.