Efektywne zarządzanie czasem to coraz bardziej pożądana na rynku pracy umiejętność miękka. Nic dziwnego: w naturalnym interesie firmy jest zatrudnienie takich pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki jakościowo i w optymalnym czasie. I odwrotnie: pracownicy również osiągają swoje cele zawodowe i czerpią satysfakcję z pracy, kiedy realizują swoje zadania sprawnie i poprawnie. Na szczęście, techniki planowania i organizacji czasu pracy to nie wiedza tajemna, ale powszechna kompetencja, którą można szybko i biegle posiąść. Jak? Tym zajmiemy się dzisiaj.
Polacy pracują dłużej niż Europejczycy
To, że pracujemy dłużej, nie zawsze oznacza, że pracujemy wydajniej. Już nie.
Według ostatnich badań Eurostatu[1] wynika, że Polacy pracują 40,5 godziny tygodniowo. To 3 godziny więcej niż średnia w Unii Europejskiej i aż 6 godzin więcej niż przeciętna światowa.
Przez ostatnie trzydzieści lat Polacy dosłownie zapracowali sobie na opinię pracowitego narodu. Ktoś powie, że to komplement. Tak, ale okazuje się, że wcale nie prowadzi do szczęścia i dziś zaczyna się to na nas mścić. Po latach wytężonej pracy jesteśmy narodem przepracowanym, co nieuchronnie prowadzi do wysokiego poziomu stresu i wypalenia zawodowego. I dochodzimy do sedna: to nie może być stan wysokiej wydajności w pracy.
Zamiast pracować długo i ciężko, warto pracować krócej, ale mądrzej. I szczęśliwiej.
Dlaczego skuteczne zarządzanie czasem pracy jest ważne? 5 argumentów
Czas to pieniądz
Frazes, ale prawdziwy. Dosłownie i w przenośni. Dosłownie, ponieważ za Twój czas pracy na etacie płaci pracodawca, lub pośrednio Ty sam, jeżeli otrzymujesz wynagrodzenie za wykonaną pracę. Z drugiej strony, w obecnym pędzącym świecie często czas przecieka nam przez palce i coraz częściej doceniamy czas, który stanowi bezcenny, nieodnawialny zasób. Czas to luksus. Coraz trudniej go sobie zapewnić, ale z pomocą przychodzą techniki i strategie, o których więcej powiemy poniżej.
Produktywność
Jeżeli właściwie zarządzamy swoim czasem pracy, pracujemy produktywniej. W optymalnym czasie efekty naszej pracy są na wzorowym poziomie. Jednocześnie ważne jest to, że nasz skuteczność i wydajność nie są owocem poświęcenia ponad siły, ale wynikiem doskonałej równowagi pomiędzy ilością i jakością.
Stres pod kontrolą
Czas pod kontrolą to stres pod kontrolą. Jeżeli nieustannie działamy pod presją czasu, nieskutecznie walczymy z terminami i wciąż gonimy swój ogon, narażamy się nie tylko na niewywiązywanie się ze swojej pracy, ale i wysoki poziom szkodliwego napięcia. Chroniczny stres z kolei przekłada się na obniżenie jakości naszej pracy i wypalenie zawodowe.
Work-life balance
Święty Graal każdej osoby aktywnej zawodowo: osiągnięcie idealnej równowagi między pracą a życiem prywatnym, która ma zapewnić satysfakcję w każdej ze sfer. Niewiele osób może pochwalić się osiągnięciem i utrzymaniem tej równowagi na stałe. Możliwe, że ten idealny stan wręcz nie istnieje. Ważne jednak, by do niego dążyć. Aby w ogóle móc myśleć o osiągnięciu balansu między życiem zawodowym a prywatnym, musimy zacząć od zrewidowania tego, jak (nie może być inaczej!) zarządzamy swoim czasem.
Clou pracy zdalnej
Niezależnie od miejsca pracy, powinniśmy dążyć do efektywnego zarządzania czasem. Jednak dla osób pracujących zdalnie, to szczególnie ważna, wręcz kluczowa umiejętność. Dlaczego? Ponieważ na własną rękę muszą one zapewnić sobie komfortową, dobrze zorganizowaną przestrzeń do pracy.
W domu często jesteśmy narażeni na wiele rozpraszaczy. Dekoncentrować mogą nas inni domownicy lub brak wyraźnego podziału na strefę domową i miejsce pracy. Dodatkowo, dochodzą zewnętrzne pokusy, jak zrobienie prania, wyjście na spacer z psem czy zakupy w osiedlowym sklepie.
W ten sposób dzień pracy niekontrolowanie nam się wydłuża i mamy poczucie, że pracujemy cały dzień lub nie wywiązujemy się w pełni ze swoich obowiązków. Aby tego uniknąć, musimy wypracować schemat dnia i zachować dyscyplinę, zapewnić sobie komfortowe miejsce pracy i do minimum ograniczyć wszelkie dystraktory.
Jak efektywnie zarządzać czasem? Organizacja pracy pod pełną kontrolą
Notowanie aktywności
Zacznij od notowania tego, co robisz w pracy i ile czas Ci to zajmuje. W zależności od charakteru pracy i rodzaju zadań, możesz dodatkowo pogrupować swoje aktywności na kategorie. Taki rejestr pozwoli Ci spojrzeć na swoją pracę w szerszej perspektywie. Przeanalizuj zestawienie pod kątem tego, czy faktycznie zajmujesz się w pracy tym, co należy do Twoich głównych obowiązków i czy robisz to w optymalnym czasie.
Analiza straty czasu
Jeżeli masz poczucie, że czas leci, a Ty nie odhaczasz kolejnych zadań, pora wziąć pod lupę harmonogram dnia pracy. Dzięki notowaniu swoich codziennych aktywności, jesteś w stanie określić, gdzie tracisz najwięcej czasu, co powinno się zadziać szybciej, co rozprasza Twoją uwagę i jak musisz przeorganizować swoją pracę, żeby ją usprawnić.
Lista rzeczy do zrobienia
Poświęcenie czasu na tworzenie list i harmonogramów pozwoli Ci ułożyć pracę i wyznaczyć priorytety. Rób plany dnia, tygodnia i miesiąca, żeby nie zapomnieć o żadnym zadaniu, a przede wszystkim zaplanować co, kiedy i jak musisz wykonać.
Określenie priorytetów
Jak już zrobisz listę rzeczy to realizacji, wyznacz te, które są pilne i najważniejsze. Priorytety umieść na szczycie listy lub wyodrębnij innym kolorem, żeby ich nie pominąć. Wtedy możesz zacząć realizować swoje obowiązki, zaczynając od tych kluczowych i następnie przechodzić do mniej ważnych. Odhaczasz listę krok po kroku, unikasz stresujących sytuacji i nie musisz zostawać po godzinach, bo nagle na koniec dnia przypominasz sobie, że nie zrobiłeś czegoś ważnego z kategorii „na wczoraj”.
Plan działania i czas realizacji
Aby praca szła sprawnie, poza określeniem listy zadań, określ również czas i narzędzia, jakie potrzebujesz do osiągnięcia celu. Przy każdym zadaniu oszacuj, ile Ci to zajmie i na kiedy musisz to zrobić oraz czego potrzebujesz, żeby swoją pracę w pełni wykonać. Dzięki jasnemu planowi działania, możesz wcześniej odpowiednio przygotować się do pracy i mieć pewność, że na spokojnie jesteś w stanie zrealizować to, co sobie założyłeś.
Jeżeli przed przystąpieniem do pracy stwierdzisz, że nie będziesz w stanie odhaczyć z listy wszystkich zadań w określonym czasie, należy raz jeszcze przeanalizować priorytety, przesunąć mniej ważne rzeczy na inny termin lub rozważyć dodatkowe wsparcie.
Organizacja miejsca pracy
Ważne jest to, jak pracujesz, ale i gdzie pracujesz. Udowodniono naukowo, że pracując w bałaganie, jesteśmy mniej wydajni. Uporządkowane miejsce pracy, w którym wszystko jest na swoim miejscu, nic nie zakłóca naszej koncentracji i mamy pod ręką potrzebne narzędzia, zapewnia nam komfort pracy, przyspiesza organizację i ostatecznie pozytywnie wpływa na realizację zadań.
Zadbanie o ciało i umysł
Nie da się efektywnie pracować kiedy jesteśmy niewyspani, głodni czy chorzy. Musimy zadbać o podstawowe potrzeby fizjologiczne oraz dobrostan ciała i umysłu, żeby w pełnym komforcie, bez rozpraszających czynników zewnętrznych, skupić się na pracy. Warto tu także pamiętać o wygodzie, np. ergonomicznym fotelu czy nowoczesnym aucie – potrzeby będą zależne od rodzaju pracy, jaką wykonujemy i warunków, w których realizujemy największą część naszych obowiązków.
Aby uprzyjemnić sobie codzienne obowiązki i być bardziej wydajnym, warto pójść o krok dalej i zadbać o dodatkowe umilacze. Na każdego z nas działa co innego: jeden lubi słuchać muzyki, inny popijać dobrą herbatę, a jeszcze kolejny doceni żywą roślinę na biurku. Jeżeli charakter naszej pracy na to pozwala, nie wpływamy negatywnie na otoczenie i nie ograniczamy swobody innych, wykorzystujmy wszystkie opcje, które pomogą nam zwiększyć komfort naszej pracy.
Pełna koncentracja
W świecie pełnym dystraktorów, musimy na nowo nauczyć się koncentrować. Aby czas nie przeciekał nam przez palce i zdyscyplinować się do realizacji konkretnego zadania, należy w pełni poświęcić mu uwagę. Jak? Ogranicz zewnętrzne bodźce i rozpraszacze. W najbardziej wymagającym czasie pracy i w trakcie wszystkich kluczowych momentów procesu: wycisz telefon, wyłącz powiadomienia z mediów społecznościowych, zrezygnuj z mediów towarzyszących, jak telewizja czy radio. Jeżeli dany projekt realizujesz samodzielnie, ogranicz kontakty, znajdź odosobnioną przestrzeń do pracy.
Przerwy
Pamiętaj, że efektywna praca to również przestrzeń na odpoczynek. Twój organizm potrzebuje przerw, zwłaszcza jeżeli pracujesz intensywnie przez dłuższy czas. Jeżeli pracujesz przed komputerem, co godzinę rób sobie co najmniej kilkuminutowe przerwy na rozprostowanie nóg, odpoczynek dla wzroku czy zaczerpnięcie świeżego powietrza. To również odpoczynek dla Twojego mózgu, który potrzebuje chwili wytchnienia po wytężonej pracy na pełnych obrotach. Wystarczy niewielka pauza, żeby zauważyć różnicę i być znów produktywnym kiedy poczujesz, że spada energia.
Równie ważne są dłuższe przerwy, chociażby kiedy pracujesz nad dużym projektem, którego realizacja trwa tydzień czy nawet miesiąc. Nie można pracować wydajnie ciągiem przez 10-12 godzin. To złudne, nawet jeżeli wydaje nam się, że możemy. Po takim wysiłku będziemy potrzebować więcej czasu na odpoczynek i regenerację.
To też dobry moment, żeby spojrzeć jeszcze szerzej i nie zapominać o dłuższych urlopach. Wydajny pracownik to pracownik, który ma czas i przestrzeń na jakościowy wypoczynek. Może i powrót do pracy po długim urlopie nie jest łatwy, ale każdy, kto regularnie korzysta z 2 tygodni wolnego, powie, że warto.
Asertywność
Nie uda Ci się w pełni realizować swoich planów i celów, jeżeli nieustannie będziesz godzić się na poświęcanie swojego czasu innym. Wsparcie dla współpracowników jest ważne, ale nie kosztem własnej pracy i własnego czasu (chyba, że dzieje się to sporadycznie i uznasz, że tak trzeba). Musisz nauczyć się odmawiać, jeżeli wiesz, że godząc się pomóc innym, sam będziesz mieć tyły i z tego powodu dyskomfort czy nieprzyjemności.
Jeżeli ktoś prosi Cię o wsparcie, najpierw przeanalizuj swój grafik i zgódź się dopiero wtedy, kiedy zrealizowałeś swoją listę priorytetów, a pozostałe zadania możesz przesunąć bez szkody dla swoich głównych celów.
Zarządzanie emocjami
Nie będziesz w pełni produktywny jeżeli często dajesz się ponosić emocjom (tym złym, ale dobrym też), paraliżuje Cię stres czy w głowie kłębią się myśli niezwiązane z zadaniem, które musisz właśnie wykonać. Silne uczucia dekoncentrują i nie pozwalają się skupić.
Choć czasem jest trudno, musisz nauczyć się rozdzielać pracę od życia prywatnego i panować nad stresem. Tylko czysta głowa i spokój ducha pozwalają na pełne zaangażowanie i jakościową pracę. Jeżeli masz gorszy dzień i wiesz, że nie będziesz mógł się skupić na pracy, lepiej wziąć dzień wolnego.
Koniec z multitaskingiem
Wielozadaniowość to Twoja supermoc? Uważaj, bo może być też Twoim wrogiem. Jeżeli jesteś osobą, która może i potrafi wiele, istnieje ryzyko, że będziesz angażowany w różne projekty, ale finalnie nie będziesz mógł się skupić na swoich głównych celach zawodowych. To także prosta droga do chaotyczności i dekoncentracji. Robienie wiele rzeczy naraz może też prowadzić do roztargnienia i błędów.
Trudniej zaplanować swój grafik, trudniej osiągnąć stabilność i równowagę. Nie musisz mieć bardzo wąskiego zakresu obowiązków. Pewna odmiana od codziennych zadań to też czasami odświeżające doświadczenie, które pozwala wyrwać się z monotonii. Nie pozwól jednak, żeby stało się to Twoją codziennością, ponieważ taka destabilizacja zaszkodzi Twoim zawodowym priorytetom.
Koniec z prokrastynacją
Odkładanie rzeczy na później to przypadłość, która dotyka nas na co dzień. Mało kto jest tak zdyscyplinowany, żeby wszystko robić z odpowiednim wyprzedzeniem, na spokojnie, zawsze na czas. Ważne jednak, by prokrastynacja nie stała się szkodliwym nawykiem.
Jakie są przyczyny tej postawy? Może to być perfekcjonizm i przeświadczenie, że nie możesz pokazać światu czegoś, z czego w pełni nie jesteś zadowolony. Może to być lęk przed porażką i niskie poczucie własnej wartości. Może to być również słaba organizacja czasu pracy.
Delegowanie zadań
Naucz się prosić o wsparcie i nie bój się zlecać pracy dalej, zwłaszcza jeżeli jesteś menadżerem. To zaoszczędzi Twój czas, podniesie komfort pracy i zbuduje relacje oraz poczucie zaangażowania w zespole.
Nie potrafisz prosić o pomoc i delegować zadań? Może to wynikać z kilku powodów. Po pierwsze, z faktu, że jesteś perfekcjonistą i wydaje Ci się, że robisz wszystko najlepiej i nikt nie może Cię zastąpić. Po drugie, może Ci się wydawać, że prosząc o pomoc, okazujesz swoją słabość i sam nie jesteś w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków. Po trzecie, być może chcesz uniknąć niezręcznej sytuacji, w której ktoś Ci odmawia, pomaga Ci kosztem swojej pracy lub masz poczucie, że się kimś wyręczasz.
Wszystkie te argumenty mogą być złudną pułapką. Dopóki nie zapytasz, nie otrzymasz wsparcia, nie przekonasz się jak jest. Jeżeli pozbędziesz się wątpliwości i spróbujesz, zobaczysz, że warto!
Wskazówka: Jeżeli nie jesteś na kierowniczym stanowisku i nie wyrabiasz się ze swoimi obowiązkami, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym. On powinien pomóc ułożyć Ci pracę i wyznaczyć osobę, która może Cię wesprzeć, na stałe lub projektowo.
Być może to dobry moment, by rozważyć powiększenie Waszego zespołu. Jeżeli szukasz pracownika, weź pod uwagę zamieszczenie swojej oferty pracy na serwisie Praca.farmacja.pl.
Narzędzia do zarządzania czasem
Przetestuj dodatkowe narzędzia i przekonaj się, które są dla Ciebie. Możesz zacząć po prostu od monitorowania swojego czasu przy użyciu zegarka. Warto przetestować drukowane lub elektroniczne planery. Możesz taki terminarz przygotować sobie samodzielnie, np. w Excelu.
W większych organizacjach, wieloosobowych zespołach czy przy bardzo rozbudowanym zakresie obowiązków, pracę uporządkują profesjonalne systemy do zarządzania czasem i projektami, np. Asana, Jira, Trello, IC Project, Monday, Firmao.
Nauka zarządzania czasem
Czujesz, że to wszystko, co wyżej to za mało lub nie wiesz jak te metody zastosować w praktyce, żeby działały u Ciebie? Wybierz się na kurs z organizacji pracy i zarządzania czasem. Wystarczy, że wpiszesz w wyszukiwarkę interesujące Cię hasło, a otrzymasz sporo propozycji szkoleń, stacjonarnych i online, otwartych i indywidualnych. Warto rozważyć również treningi z coachem biznesu. Jeżeli wolisz indywidualną naukę, możesz sięgnąć po poradniki pod postacią książek czy ebooków.
Techniki organizacji czasu pracy
Jeszcze na koniec kilka metod organizacji czasu pracy. Wypróbuj i przekonaj się, że to naprawdę działa:
Technika pomodoro
25 minut pracy i 5 minut przerwy. Metoda ta polega na realizacji wyznaczonego zadania ciągiem, w pełnym skupieniu. W czasie pracy musisz wyeliminować wszelkie rozpraszacze, zrezygnować z rozmów, social mediów itp. Nastaw budzik i poświęć całą swoją uwagę jednemu, konkretnemu zagadnieniu. Jak zadzwoni alarm, odstaw pracę na bok i pozwól sobie na kilkuminutową pauzę.
Macierz Eisenhowera
Aby ustalić skuteczną listę priorytetów i zaplanować optymalną organizację pracy, wypisz swoje zadania do realizacji i pogrupuj je na 4 kategorie:
1. Pilne i ważne.
2. Pilne i nieważne.
3. Niepilne i ważne.
4. Niepilne i nieważne.
Metoda SMART
Aby Twoje zadanie zakończyło się pełnym sukcesem, przed przystąpieniem do jego realizacji, sprawdź, czy może je opisać następującymi cechami:
S (Specific) – cel musi być konkretny, jasny, określony szczegółowo;
M (Measurable) – cel musi być mierzalny, wymierny;
A (Ambitious) – cel musi być ambitny, wartościowy, zapewniający rozwój;
R (Realistic) – cel musi być realny, możliwy do realizacji;
T (Timely) – cel musi być osiągnięty w konkretnym czasie, musi mieć wyznaczony jasny termin realizacji.